훌륭한 여행 정책은 비즈니스 여행 관리를 복잡하게 만드는 것이 아니라 더 쉽게 만들어야 합니다.
Maaike Hoogervorst에게 출발점은 간단합니다. 여행 정책은 명확하고 실용적이며 조직의 목표와 일치해야 합니다. 이는 비용만을 넘어 여행자의 복지, 안전 및 보호 의무, 지속 가능성, 그리고 각 여정의 목적을 고려해야 함을 의미합니다.
비즈니스 목표와 여행자 복지의 균형
모든 조직은 서로 다른 우선순위를 가지고 있습니다. 일부는 비용에 중점을 두는 반면, 다른 일부는 지속 가능성, 여행자 복지 또는 운영 효율성에 더 큰 비중을 둡니다.
Maaike는 이러한 우선순위의 균형을 신중하게 맞춰야 한다고 설명합니다. 예를 들어, 장거리 여행은 이코노미 클래스가 더 저렴할 수 있지만, 직원이 도착 직후 중요한 회의나 협상에 참석해야 한다면 휴식과 생산성 또한 의사 결정의 일부가 됩니다.
“사람들이 극동 지역으로 여행하여 도착하자마자 협상을 해야 한다면, 충분한 휴식을 취했는지, 도착했을 때 활기찬 상태인지도 고려해야 합니다.”
지속 가능성에도 동일하게 적용됩니다. 직항편이 지속 가능성 목표를 더 잘 지원할 수 있지만, 비용이 더 많이 들 수도 있습니다. 따라서 훌륭한 정책은 조직에 가장 중요한 우선순위가 무엇이며, 여행자가 이를 실제로 어떻게 적용해야 하는지 명확히 해야 합니다.
규칙을 명확하게 유지하십시오
Maaike가 보는 가장 큰 과제 중 하나는 불필요한 복잡성입니다.
너무 많은 예외는 정책을 따르기 어렵게 만들 수 있습니다. 여행자가 자신에게 무엇이 적용되는지 확실하지 않을 때, 그들은 스스로 결정을 내리거나 정책 외부에서 예약할 가능성이 더 높습니다.
“명확할수록 좋습니다.”라고 Maaike는 말합니다.
일관성 또한 중요합니다. 유사한 여행자들이 동일한 상황에서 다른 승인을 받는다면, 정책은 빠르게 신뢰를 잃을 수 있습니다. 이는 직급별로도 마찬가지입니다.
명확한 규칙, 제한된 예외, 일관된 적용은 여행자가 기대되는 바를 이해하기 쉽게 만듭니다.
안전 및 보호 의무는 가시성에서 시작됩니다
여행 정책은 안전 및 보호 의무에 있어서도 중요한 역할을 합니다.
특히 상황이 빠르게 변할 때, 여행자들이 어디에 있는지 아는 것은 필수적입니다. 이는 직원들이 승인된 여행 채널 외부에서 예약할 때 더욱 어려워집니다.
따라서 Maaike는 온라인 예약 도구를 통해서든 오프라인 여행 팀을 통해서든, 조직의 여행 프로그램 내에서 예약을 유지하는 것의 중요성을 강조합니다.
“다른 곳에서 예약하면 그들이 어디에 있는지 파악하기 어렵습니다.”
조직의 경우, 이러한 가시성은 여행자들이 가장 필요할 때 지원하는 데 도움이 됩니다.
정책을 실질적인 선택으로 전환
강력한 정책은 회사 목표를 실질적인 예약 행동으로 전환해야 합니다.
비용 관리를 위해, 이는 여행자들이 더 일찍 예약하도록 장려하는 것을 의미할 수 있습니다. Maaike는 더 낮은 요금에 접근하기 위한 중요한 방법으로 최소 21일 전에 항공편을 예약하는 것을 지적합니다. 선호하는 항공사, 호텔 및 렌터카 파트너 또한 조직의 상업적 계약을 지원할 수 있습니다.
지속 가능성을 위해 정책은 더 구체적일 수 있습니다. 일부 조직은 특정 거리 내에서 철도 여행을 요구하는 반면, 다른 조직은 당일치기 여행을 제한하거나, 단거리 여행 시 프리미엄 객실을 제한하거나, 여행자들이 여러 회의를 한 번의 여행으로 통합하도록 장려합니다.
중요한 부분은 명확성입니다. 여행자들은 예약할 때 회사가 무엇을 기대하는지 이해해야 합니다.
데이터를 활용하여 정책 개선
Maaike에게 데이터는 필수적입니다.
“데이터는 매우 중요하다고 생각합니다.”
예약 데이터는 여행자들이 정책을 따르는 부분, 예외가 발생하는 부분, 그리고 정책이 불필요한 마찰을 일으킬 수 있는 부분을 보여줄 수 있습니다.
예를 들어, 동일한 정책 위반 사유가 반복적으로 나타난다면, 이는 항공편 시간이 여행자의 요구를 충족하지 못하거나, 다른 옵션이 더 실용적이거나, 정책 자체를 검토해야 함을 나타낼 수 있습니다.
예약 행동에도 동일하게 적용됩니다. 직원들이 온라인으로 쉽게 예약할 수 있는 간단한 여정에 대해 정기적으로 오프라인 팀을 이용한다면, 데이터는 그들이 예약 도구에 대한 지원이 필요한지 또는 그러한 행동 뒤에 다른 이유가 있는지 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.
훌륭한 보고서 없이는 정책이 실제로 작동하는지 측정하기 어렵습니다.
여행 정책은 진화해야 합니다
여행 정책은 수년 동안 변하지 않고 유지되어서는 안 됩니다.
Maaike는 이를 살아있는 문서로 묘사합니다. 여행 패턴은 변하고, 기업은 새로운 시장으로 진출하며, 프로젝트는 새로운 목적지를 만들고, 가끔 여행하는 사람도 자주 여행하는 사람이 될 수 있습니다.
“정말 좋은 품질의 데이터가 있다면, 무슨 일이 일어나고 있는지 파악하고 무언가를 조정하거나 제한해야 할지 결정할 수 있습니다.”
이는 변화하는 상황으로 인해 단기적인 조정을 의미할 수도 있고, 조직이 특정 목적지로 더 자주 여행하기 시작할 때 정책을 검토하는 것을 의미할 수도 있습니다.
정책은 비즈니스와 함께 진화해야 합니다.
간단하게 유지하십시오
여행 정책 개선을 모색하는 조직에 대한 Maaike의 조언은 간단합니다.
“간단하게 유지하십시오. 정책을 찾기 쉽게 만들고, 규칙을 명확히 하며, 올바른 이해관계자들이 참여하도록 보장하십시오. HR, 재무, 상업 및 여행 부서는 모두 다른 관점을 제시하지만, 동일한 목표를 중심으로 일치해야 합니다. ”
그리고 중요하게도, 비즈니스 여행은 여전히 사람에 관한 것임을 기억하십시오.
여행자들은 집과 가족을 떠나 낯선 환경에서 힘든 일정을 소화하는 경우가 많습니다. 따라서 훌륭한 정책은 조직과 여행자 모두를 지원해야 합니다.
명확한 규칙, 강력한 데이터, 그리고 정기적인 검토가 이를 가능하게 합니다.
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